Afdeling: Office & Facilities
Functietitel: Frontofficemedewerker
Inzet: 24 uur per week
Locatie: Amsterdam
Functiebeschrijving
Als front officemedewerker ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie en daarmee het visitekaartje van AMS. Institute Je zorgt ervoor dat onze community (klanten, medewerkers, studenten en partners) nog beter en nog sneller geholpen worden. Jij bent volledig ingespeeld op het team en weet precies waar de community terecht kan met haar vragen of handelt deze direct af. Vriendelijkheid is voor jou vanzelfsprekend, want daarmee bereik jij het meest. Je komt te werken in een boeiende, soms hectische, internationale omgeving in een hecht, professioneel team, binnen organisatie van meer dan 50 mensen.
Op een gemiddelde werkdag zorg je voor een representatieve werkomgeving. Je beantwoordt de telefoon en intercom op een gastvriendelijke wijze. Er wordt zowel Engels als Nederlands gesproken op de werkvloer. Aan het begin van de dag controleer je de vergader- en onderwijszalen en zet je de audiovisuele middelen aan. Eventuele onvolkomenheden los je direct op of zet je uit in het team. Je start vervolgens het zaalreserveringssysteem op en controleert op nieuwe verzoeken en reserveringen en bevestigt deze waar mogelijk. Langzaam druppelen de medewerkers en studenten binnen; jij heet de community bij binnenkomst proactief welkom en biedt bezoekers koffie of thee aan. Als het nodig blijkt, vul je de koffieautomaten en maak je ze schoon. Afhankelijk van het aantal bijeenkomsten verzorg je al dan niet met een collega de koffie- en theeservice en/ of zet je catering klaar. Op verzoek geef je aan de balie de beschikbaar gestelde supplies en/ of sleutels uit en houdt hiervan de registratie bij. Je helpt de community ook actief zaken zelf te regelen. Hiertoe zorg je dat men bekend is met de printinstructie en het zaalreserveringssysteem. Waar nodig pas je tussendoor in samenwerking met een collega de zaalopstelling aan (b.v. evt. verplaatsen van stoelen, klaarzetten van schermen, etc.) op basis van de wens van de gebruiker. Er zullen af en toe ook kleine klusjes zijn die gedaan mogen worden, het is een pre als je zelf deze klusjes kan oppakken. Grotere klussen worden uitbesteed.
Gewenste profiel van de kandidaat
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig;
- Je bent servicegericht;
- Je bent stressbestendig en in hectische situaties kun je zelf prioriteiten stellen;
- Je bent integer en discreet;
- Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen in een organisatie.
Vereiste kwalificaties en ervaring
- MBO werk- en denkniveau.
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- In het bezit van een BHV certificaat of de bereidheid dit certificaat te behalen en te behouden;
- Ruim voldoende computerkennis, met name van Microsoft Office;
- Communicatief en sociaal vaardig en straalt dit uit naar de klanten en collega’s;
- Je weet de rust te behouden in een soms hectische werkomgeving;
- Je vindt het niet erg om repeterende werkzaamheden uit te voeren;
- Je beschikt over de volgende competenties: inlevingsvermogen, overtuigingskracht, oplossingsgericht denken en handelen;
- Pre – je bent zelf in staat kleine klusjes op te pakken.
Positie in de organisatie
Je maakt onderdeel uit van het team Office & Facilities, een klein team van vijf enthousiaste collega’s. Dit team is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de organisatie op het gebied van office en facility management. Dit team zorgt ervoor dat de community alle diensten en middelen (faciliteiten) tot zijn beschikking heeft om haar werk goed te kunnen doen. Het gaat dan om dienstverlening waaronder uitvoering van secretariële taken en ook het (laten) leveren van dienstverlening als schoonmaak, beveiliging en IT.
Over AMS Institute
Amsterdam Institute for Advanced Metropolitan Solutions (AMS Institute) is in 2014 opgericht in Amsterdam als samenwerkingsverband tussen de Technische Universiteit Delft en Wageningen Universiteit en Researchcentrum, in samenwerking met het Massachusetts Institute for Technology (MIT). AMS Institute is een internationaal toonaangevend instituut waar talent wordt opgeleid en ingenieurs, ontwerpers en zowel natuur- als sociale wetenschappers gezamenlijk geïntegreerde grootstedelijke oplossingen ontwikkelen en valoriseren. Kenmerkend voor het onderzoek van AMS Institute zijn de zogeheten Living Labs en Test Beds (proeftuinen), waarbij wij onze onderzoeken direct in de praktijk uitvoeren en kennis toepassen, en de interactie aangaan met gebruikers en stakeholders.
Onze missie is om een diep begrip van de stad te ontwikkelen - de stad te voelen - om oplossingen te ontwerpen voor haar uitdagingen en deze te integreren in de stad Amsterdam.
Dit doen we door middel van drie hoofdactiviteiten: onderwijs, onderzoek & innovatie, ondernemerschap & samenwerken. AMS Institute werkt aan het vinden van interdisciplinaire grootstedelijke oplossingen. In nauwe samenwerking met zowel publieke & private partners als burgers valoriseren we ons onderzoek in de praktijk, met de gemeente Amsterdam als living lab.
AMS Institute staat midden in onze samenleving en streeft ernaar om de diversiteit van onze samenleving terug te laten komen in onze organisatie.
Arbeidsvoorwaarden
- Het dienstverband is 1 jaar, met zicht op verlenging.
- Een functieomvang van 24 uur per week (paar uur meer/minder in overleg).
- Een salaris met een minimum van € 2.618,- en een maximum van € 3.149,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (40 uur)
- 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- Jaarlijks 200 verlofuren (bij 40 uur).
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse? Stuur uiterlijk zondag 11 november 2023 jouw motivatie en CV per mail naar HR@AMS-institute.org. Tussentijds kunnen er al oriënterende gesprekken plaatsvinden.
Meer informatie
Mocht je meer informatie willen over de functie, neem dan per mail of telefonisch contact op met Fleurine Brijker, bereikbaar via: 020-665 13 50. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure, neem contact op met Janne Tomberg, HR Officer via Janne.Tomberg@ams-institute.org of 06-34321365.
